Wer einer anderen Person eine Vollmacht erteilen möchte – sei es für alltägliche Bankgeschäfte, für einen Grundstücksverkauf oder als Vorsorgevollmacht für den Ernstfall – sieht sich schnell mit der Frage konfrontiert:

Welche Form ist die richtige? Genügt ein einfaches Schriftstück mit Unterschrift? Muss die Unterschrift durch einen Notar beglaubigt werden? Oder ist sogar eine notarielle Beurkundung erforderlich?

Die Antwort hängt vom Zweck, von den gesetzlichen Vorgaben und nicht zuletzt auch von den Erwartungen der Vertragspartner ab. Denn eine Vollmacht soll nicht nur wirksam sein, sondern auch im Rechtsverkehr problemlos akzeptiert werden.

Zwischen den einzelnen Formen bestehen deutliche Unterschiede:

Die notarielle Beurkundung

Bei der notariellen Beurkundung handelt es sich um die stärkste und sicherste Form. Der Notar liest die Urkunde vollständig vor, erläutert die rechtlichen Zusammenhänge und stellt sicher, dass die Erklärung dem wirklichen Willen der Beteiligten entspricht. Damit übernimmt er eine Beratungs- und Kontrollfunktion, die weit über die bloße Bestätigung einer Unterschrift hinausgeht.

Der Notar prüft zudem die Geschäftsfähigkeit der Urkundsbeteiligten. Diese Prüfung ist besonders wichtig, wenn später Zweifel an der Einsichtsfähigkeit entstehen könnten – etwa bei Beteiligung älterer Menschen.

Der Gesetzgeber schreibt die notarielle Beurkundung zwingend für bestimmte, besonders bedeutsame Rechtsgeschäfte vor. Beispiele sind:

• Grundstückskaufverträge und andere Verfügungen über Immobilien (§ 311b BGB),
• Eheverträge (§ 1410 BGB),
• Erbverträge (§ 2276 BGB),
• Gesellschaftsverträge von Kapitalgesellschaften sowie Anteilsübertragungen (§ 15 GmbHG),
• Schenkungsverträge, sofern diese nicht sofort vollzogen werden (§ 518 BGB).

Die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift

Die Beglaubigung ist eine abgeschwächte Form der Mitwirkung des Notars. Hierbei bestätigt der Notar lediglich, dass die Unterschrift von der bezeichneten Person stammt. Dazu überprüft er die Identität beispielsweise durch einen gültigen Personalausweis oder Reisepass mit Lichtbild.

Der Inhalt der Erklärung wird dabei vom Notar grundsätzlich nicht geprüft oder erläutert. Damit dient die Beglaubigung in erster Linie dem Identitätsnachweis.

Eine öffentliche Beglaubigung ist in zahlreichen Rechtsbereichen gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Beispielsweise bei Anmeldungen zum Handelsregister (§ 12 HGB).

Auch in der Praxis wird die Beglaubigung häufig verlangt, selbst wenn das Gesetz sie nicht zwingend vorschreibt – etwa von Banken bei umfassenderen Vollmachten oder von Behörden im Verwaltungsverfahren.

Beglaubigung durch die Betreuungsbehörde

Mit § 7 BtOG (Betreuungsorganisationsgesetz) hat der Gesetzgeber eine kostengünstige Alternative zur notariellen Beglaubigung eingeführt. Danach sind die Betreuungsbehörden befugt, Unterschriften auf Betreuungsverfügungen und Vollmachten öffentlich zu beglaubigen. Die Gebühr hierfür beträgt pauschal 10,00 EUR.

Der Anwendungsbereich ist jedoch eng gefasst: Die Vollmacht muss den Zweck verfolgen, die Bestellung eines Betreuers zu vermeiden. Hinzu kommt eine zeitliche Beschränkung: Mit dem Tod des Vollmachtgebers endet die Wirkung der betreuungsbehördlichen Beglaubigung.

Zwar bleibt eine transmortale Vollmacht mit dem Tod des Vollmachtgebers materiell-rechtlich wirksam, für den Nachweis im Grundbuch- oder Handelsregisterverfahren genügt sie ab diesem Zeitpunkt jedoch nicht mehr. Bestehen konkrete Zweifel am Fortleben des Vollmachtgebers, kann daher eine sogenannte Lebensbescheinigung verlangt werden.

Für umfassende Vorsorgevollmachten, die auch nach dem Tod Wirkung entfalten sollen, bleibt daher die notarielle Beglaubigung oder Beurkundung der rechtlich sicherste Weg.

Grundsatz der Formfreiheit von Vollmachten

Rein materiell-rechtlich sind Vollmachten grundsätzlich formfrei möglich. Nach § 167 Absatz 2 BGB kann eine Vollmacht auch mündlich, konkludent durch schlüssiges Verhalten oder schriftlich ohne notarielle Mitwirkung erteilt werden. Selbst für Geschäfte, die an sich einer besonderen Form bedürfen, reicht im Grundsatz eine formfreie Vollmacht.

In vielen Alltagssituationen genügt daher eine privatschriftliche Vollmacht. Beispielsweise akzeptieren viele Kreditinstitute eigene Formulare, die lediglich handschriftlich unterzeichnet werden. Auch eine Vollmacht für Einkäufe, zur Abholung von Paketen bei der Post oder für einfache Rechtsgeschäfte kann privatschriftlich erteilt werden.

Ausnahme: Formbedürftige Vollmachten

Allerdings stößt die privatschriftliche Vollmacht in der Praxis schnell an ihre Grenzen. Abweichend vom Grundsatz des § 167 Absatz 2 BGB kann sich die Formbedürftigkeit der Vollmacht aus Gesetz, Verfahren, Satzung einer juristischen Person oder aufgrund rechtsgeschäftlicher Vereinbarung zwischen den Beteiligten ergeben.

Teilweise schreibt das Gesetz ausdrücklich eine bestimmte Form der Vollmacht vor, so sieht etwa § 12 Abs. 1 HGB die öffentliche Beglaubigung für Handelsregisteranmeldungen und auch für die Vollmacht zur Anmeldung vor.

Des Weiteren schreiben auch formell-rechtliche Vorschriften eine bestimmte Form vor. Wegen § 29 Absatz 1 GBO bedarf die Vollmacht im Grundbuchverfahren stets des Nachweises in öffentlicher oder öffentlich beglaubigter Urkunde. Auch Banken oder Behörden verlangen in der Praxis oft zumindest eine öffentliche Beglaubigung.

Gerade bei General- und Vorsorgevollmachten empfiehlt sich daher regelmäßig eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung, da diese häufig im Grundbuchverkehr oder bei Kreditgeschäften eingesetzt werden müssen.

Vorteile der notariellen Beurkundung

Auch wenn die Beurkundung aufwendig sein kann, bietet sie erhebliche Vorteile gegenüber der bloßen Beglaubigung:

Rechtssicherheit: Der Inhalt der Urkunde ist durch den Notar eindeutig und rechtlich wirksam formuliert.

Prüfung der Geschäftsfähigkeit: Streitigkeiten im Nachhinein – etwa, ob der Vollmachtgeber bei Erteilung noch geschäftsfähig war – werden vermieden.

Dokumentenaufbewahrung: Das Original der Urkunde verbleibt in der Verwahrung des Notars. Bei Verlust können jederzeit weitere Ausfertigungen erteilt werden.

Registrierung im Zentralen Vorsorgeregister (ZVR): Vorsorgevollmachten werden auf Wunsch registriert und können von Ärzten oder Betreuungsgerichten abgefragt werden.

Nachteile und Kostenunterschiede

Die Beurkundung ist allerdings mit höheren Kosten verbunden als eine Beglaubigung. Während eine Beglaubigung meist 30 bis 70 Euro pro Unterschrift bzw. pro Original kostet, richten sich die Beurkundungskosten nach dem Vermögen des Vollmachtgebers (§ 98 GNotKG).

Einen ersten Eindruck über die voraussichtlichen Kosten vermittelt der Gebührenrechner auf notar.de. Damit können sie die Höhe der Notarkosten unverbindlich einschätzen. Bei einer Vorsorgevollmacht wird regelmäßig die Hälfte des Vermögens als Geschäftswert angesetzt; daraus ergibt sich eine 1,0-Gebühr, die noch um Mehrwertsteuer und Auslagen ergänzt wird.

Überdies ist bei einer reinen Unterschriftsbeglaubigung der Ablauf schneller, da der Notar weder eine rechtliche Beratung noch eine Prüfung der Geschäftsfähigkeit oder der inhaltlichen Richtigkeit vornimmt.

Fazit

Ob privatschriftlich, beglaubigt oder beurkundet – die richtige Form der Vollmacht hängt stark von ihrem Einsatzzweck ab.

Für einfache Alltagsgeschäfte kann eine schriftliche Vollmacht oft genügen.

Wer jedoch rechtliche Klarheit, Streitvermeidung und Akzeptanz im Rechtsverkehr sicherstellen möchte, ist mit einer notariellen Beurkundung gut beraten. Diese Form schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern erspart im Ernstfall und in schwierigen Konstellationen unnötige Verzögerungen und Konflikte. Zudem kann im Falle eines Verlusts des Originals jederzeit eine weitere Ausfertigung beim verwahrenden Notar ausgestellt werden.

Als praktikabler Mittelweg bietet sich die Unterschriftsbeglaubigung der Vollmacht an.

Gerne stehen wir Ihnen als Notare für eine Beratung zu diesen Fragestellungen zur Verfügung.